Сроки хранения приказов на отпуск

Любые документы на предприятии (в том числе кадровые) имеют определенный срок хранения – его необходимо соблюдать, чтобы в случае возникновения проблем и споров можно было ознакомиться с оригиналом акта (приказ, счет-фактура, платежное поручение и т.д.) и оперативно решить возникшая проблема. В этой статье мы поговорим о сроке хранения бронирований на отдых, что нужно сделать, чтобы его соблюдать и как уничтожить бронирования, срок действия которых уже истек.

Содержание статьи

Хранение приказов на отпуск: сроки и требования

Срок хранения приказа об отпуске на предприятии зависит от типа приказа – например, приказы о ежегодном отпуске и приказы об отпуске по беременности и родам имеют разные сроки хранения.

Нормы того, как долго должны храниться приказы на отпуск, определяются двумя основными документами:

Расскажем подробнее, сколько времени нужно хранить брони, чтобы предлагать отдых разного типа.

Ежегодный отпуск работников

Хранить документы об оплачиваемых днях отдыха, предоставляемых работникам ежегодно (ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 ФЗ № 125), необходимо):

75 лет – если приказ был выдан до 2003 года;
50 лет – если приказ был издан после указанной даты.

Приказы, отданные в отношении служащих, состоящих на государственной службе (не являющейся государственной гражданской службой), должны храниться в течение 75 лет – не имеет значения, когда именно они были изданы.

Примечание! Данные требования применяются только в том случае, если приказ о предоставлении отпуска хранится в личном деле работника. В случае раздельного хранения приказа он может быть уничтожен по истечении 5 лет со дня выдачи (п. «б» п. 434 приказа № 236).

Учебный отпуск

Организация хранения приказов об учебных отпусках осуществляется по тому же принципу, что и организация хранения приказов об обычных отпусках, выдаваемых ежегодно. В этих случаях законодатель не устанавливает особых требований к срокам хранения.

Отпуск без сохранения заработной платы

Неоплачиваемый отпуск, предоставленный работникам, хранится от 50 до 75 лет (в зависимости от даты выдачи – сроки, определяющие срок хранения, такие же, как и для оплачиваемых отпусков). При этом не имеет значения, как именно хранится приказ – в личном деле работника, или вне его, в отдельной архивной папке: уничтожать их по истечении 5 лет со дня публикации недопустимо (п. », пункт 434 приказа № 236).

Отпуска особых видов

Отпуска выдаются кадровиками реже, чем оплачиваемые или неоплачиваемые — однако каждый кадровик должен знать, как и по каким правилам организовать хранение.

В соответствии с пп. "а" пункта 434 приказа № 236 срок действия приказов об отпуске по уходу за ребенком, отпуске вредным работникам (работающим в условиях, оказывающих негативное влияние на их здоровье) также составляет 50-75 лет лет — в зависимости от того, когда именно был отдан приказ. Избавиться от таких заказов через 5 лет невозможно, независимо от того, насколько аккуратно они хранятся.

Вам также будет интересно:

Как хранить приказы?

Даже 5 лет – это довольно большой срок для сохранения бумаги с напечатанным на ней приказом в первозданном виде: что уж говорить о тех документах, которые в соответствии с требованиями закона должны храниться 50 или 75 лет.

Для сохранности официальных бумаг необходимо размещать их в местах, защищенных от света, влаги и пыли. Проще всего организовать праздничные брони в отдельные папки, сгруппировав их по годам выдачи и типам предоставленных отпусков.

Сроки хранения приказов с 18.02.2020 — Елена А. Пономарева

Для облегчения дальнейшей работы с документами папки, в которых они хранятся, должны быть промаркированы. Способ маркировки зависит от критериев, по которым производилась сортировка — например, на корешке папки можно указать:

регистрационные номера размещенных в папке заказов — с первого по последний;
дата публикации первого и последнего приказа.

В случае, если в организации не ведется бумажный документооборот в связи с переходом на электронную документацию, сотрудникам отдела кадров потребуется организовать электронный архив. Все документы, подлежащие хранению, должны быть оцифрованы и сохранены на сервере или в облачном хранилище.

Периодически стоит делать резервные копии файла электронных заказов – это обеспечит их сохранность в случае, если что-то случится с основным цифровым хранилищем.

Вам также будет интересно:

Нарушение установленных законодателем правил хранения отпускных приказов в организации влечет за собой административную ответственность (она предусмотрена статьей 13.20 КоАП РФ) — штраф может достигать 10 тысяч рублей.

Как уничтожить документы, срок хранения которых истек?

Документы с истекшим сроком хранения необходимо уничтожить – это освободит место в архиве. Цифровые документы уничтожить проще — достаточно удалить электронную копию заказа с сервера или из облачного хранилища. Чтобы сделать невозможным восстановление электронной копии, на удаленный файл может быть перезаписана другая информация.

Бумажные документы должны быть уничтожены по особым правилам, иначе персональные данные сотрудников могут попасть в руки третьих лиц. Для уничтожения бумаг работодатель должен сделать следующее:

Создать экспертную комиссию, которая подтвердит законность уничтожения тех или иных бумаг.
Создать действие уничтожения выбранных документов.
Организовать процедуру физического уничтожения документов.

уничтожение документов может производиться:

Самостоятельно. Для этого используют специальные приспособления – шредеры. С помощью таких приспособлений можно превратить бумажные листы в бумажные полоски или крошки, из которых будет невозможно составить исходный документ. В некоторых организациях бумаги просто сжигают – однако этот способ довольно опасен в плане возникновения неконтролируемых пожаров.
С помощью специализированных организаций. Для этого заключается договор со сторонней компанией, которая за вознаграждение вывозит бумаги и уничтожает их самостоятельно — например, с помощью химической атаки на документ.

Итоги

Так срок хранения приказа об отпуске зависит от вида отпуска, который был предоставлен работнику на основании приказа, а также от того, как именно — в личном деле или в отдельной папке — он хранится. Сотрудники отдела кадров должны следить за соблюдением установленных законодателем сроков хранения приказов, обеспечивать их защиту от негативных внешних воздействий, а также заниматься своевременным уничтожением неактуальных документов.