Работник сменил фамилию. Что делать кадровику
Изменение персональных данных сотрудников в организации – явление частое. Чаще всего фамилию меняют при заключении брака, разводе или по другим причинам, подобным упомянутым. Такая возможность предусмотрена Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. № 143, ст. 58(1).
Задача отдела кадров правильно отразить изменение данных в документации. При этом порядок изменения персональных данных в законодательстве до конца не определен. Как должен действовать HR-менеджер, чтобы это законодательство не нарушалось? Практические вопросы применения законодательства при изменении персональных данных работников являются предметом настоящей статьи.
Вопрос: Существует ли риск НДС и налога на прибыль для покупателей организации, если первичные документы и счета-фактуры, выставленные им продавцом, подписаны сотрудником, сменившим фамилию, но в подписи стоит прежняя фамилия и ссылка на старая доверенность?
Посмотреть ответ
Содержание статьи
Основание для изменений
Общее правило требует, чтобы исправление персональных данных начиналось с момента получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, который является сигналом к действию для отдела кадров.
Примечание! Никаких санкций за отсутствие заявления гражданина (как и приказа руководителя) законодательством не предусмотрено, но его наличие избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.
Гражданин прилагает к заявлению копии документов, служащих основанием для внесения изменений: свидетельство о браке (в случае расторжения брака), паспорт, в котором прописана другая фамилия, копия судебного решения и др.
Вопрос: Что делать в ситуации, когда сотрудник организации несколько раз менял фамилию и внутри обложки трудовой книжки не осталось места для новой ссылки на измененные документы?
Посмотреть ответ
Следующим шагом является распоряжение руководителя, который дает указание менеджеру по персоналу изменить персональные данные работника. Единой формы такого документа не существует. Заголовок приказа может содержать формулировку: «О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные (ФИО)». Неправильно использовать фразы типа: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Граф Иванова с такого-то числа Петрова» и иже с ними. Директор компании не имеет права изменять персональные данные — это функция некоторых государственных органов. Независимо от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, с определенной даты так или иначе будет именоваться Петровой.
Затем отдел кадров вносит коррективы в ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.
Вопрос: Сотрудник принес паспорт на новую фамилию. Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке только на основании паспорта?
Посмотреть ответ
Трудовой договор
Как изменить трудовой договор? Есть два взгляда на это.
Один из них обеспечивает подготовку дополнительного соглашения к договору, в котором менеджер по персоналу отражает изменения. Он основан на Трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 57, где указано, что недостающие сведения должны быть внесены в текст самого трудового договора, а смена фамилии – это сведения, которые были изменены. Поэтому необходимо дополнительное соглашение.
Должен ли я вносить изменения в трудовой договор, когда работник меняет фамилию?
Другая точка зрения заключается в том, что изменение ФИО является изменением сведений о работнике, а не в условиях его работы. Недостающие сведения должны быть включены в текст соглашения (п. 3 той же статьи ТК РФ). Кроме того, сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой указано, что дополнительное соглашение применяется только при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные HR-менеджеры часто вносят изменения как в трудовой договор, так и в составленное к нему дополнительное соглашение, чтобы гарантировать исключение претензий со стороны контролирующих органов. В практике надзора за компаниями Норвежской инспекцией труда санкции за такое «двойное» отражение информации пока не прописаны.
Трудовая книжка
При заполнении трудовой книжки, внесении в нее корректирующих сведений кадровик руководствуется
- Государственное постановление от 16 апреля 2003 г. № 225 (п. 3);
- Инструкция Минтруда № 69 от 10.10.03 (пункт 2.3).
Предыдущая запись (фамилия) на титульном листе (первом листе) зачеркивается одной прямой и сверху пишется новая фамилия. Если места вверху недостаточно, запись можно вести снизу или сбоку.
На внутренней стороне обложки необходимо ввести реквизиты документа, послужившего основанием для изменения личных данных, например данные из свидетельства о браке. Данная информация заверяется руководителем (уполномоченным представителем) компании своей подписью. Запись заверяется печатью организации в целом или ее кадровой службы.
Смена фамилии влечет за собой и смену паспорта, данные которого обычно также указываются на внутренней стороне обложки документа.
Сменил фамилию, въехал в РФ — и попал в тюрьму. Как применяется ст. 322 УК РФ.
Обратите внимание на следующее! Не забудьте внести изменения в трудовую книжку.
В какие еще документы нужно внести изменения
В первую очередь следует обратить внимание на личную карточку сотрудника и внести в нее изменения.
Как и в предыдущем документе, фамилия (или другая личная информация) аккуратно зачеркивается прямой чертой и на той же строке пишется новая информация. Чтобы в дальнейшем у кадровика было меньше вопросов, базовый документ и его реквизиты кратко указываются в свободном поле рядом с этими изменениями. Такой журнал заверяется подписью лица, производившего корректировку.
Также необходимо указать дату изменения информации.
Эти изменения удобно вносить в разделе дополнительной информации личной карточки.
Кроме того, персональные данные должны быть изменены:
- в табеле учета рабочего времени (и расчете заработной платы, если используется эта форма), ф.Т-12(13);
- в графике отпусков, ф.Т-7;
- на лицевом счете, ф.Т-54 (54А).
В небольших организациях функции бухгалтерии и кадровой службы часто совмещаются одним сотрудником. В этом случае целесообразно напомнить работнику о необходимости замены:
- пенсионное удостоверение;
- банковские реквизиты на карте (если зарплата перечисляется через банк).
Это продиктовано важностью правильного предоставления в фонд индивидуальных сведений на каждого работника. Ошибка может привести к отказу организации принимать отчеты и штрафы.
Несвоевременное перечисление заработной платы чревато конфликтом с работником и перспективой внеплановых проверок для компании.
Ответственные лица в компании не обязаны уведомлять Фонды социального страхования, медицинского страхования об изменении персональных данных. Обращаться в налоговую за обновленным ИНН для работника не нужно. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.