Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Символы в табеле — это специальные символы для заполнения основного документа, на основании которых работодатель рассчитывает заработную плату. Организации и индивидуальные предприниматели вправе выбирать, какой вариант использовать – буквенный или числовой.

Какие коды использовать

Работодателям предлагается на выбор буквенный или цифровой код для регистрации события. Например, участие в выборах имеет буквенное обозначение I или 01 в цифровом выражении, а DO в табельном листе — это отпуск без содержания (численно 16).

Необходимые коды вы можете найти в таблице, а их полный список можно найти на первой странице формы Т-12.

Код

алфавитный

цифровой

Время работы в течение дня

Время работы в ночное время

Профессиональное развитие с перерывом в работе

Дополнительное образование с отрывом от работы в другой сфере

ежегодный отпуск с основной оплатой

Дополнительный отпуск в связи с обучением при сохранении средней заработной платы для работников, совмещающих работу с обучением

Сокращенный рабочий день для студентов на неполный рабочий день

Доплата в связи с обучением без оклада

Отпуск по беременности и родам (в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста

Отпуск без содержания, предоставляемый работнику с разрешения работодателя

Отпуск без сохранения содержания на условиях, установленных действующим законодательством Российской Федерации

Расчет табеля учета рабочего времени в программе Excel при помощи функций СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ

Дополнительный ежегодный отпуск без сохранения содержания

Временная нетрудоспособность (кроме под кодом «Т») с назначением пособия в соответствии с законодательством

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в установленных законом случаях

Сокращенное рабочее время по сравнению с нормальным рабочим временем в предусмотренных законом случаях

Время вынужденного прогула при признании увольнения, перевода на другую работу или отстранения от должности незаконными с восстановлением на прежней работе

Отсутствие (отсутствие на рабочем месте без уважительной причины в течение установленного законом времени)

Продолжительность работы по совместительству по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

Праздники (еженедельный выходной) и выходные дни

Дополнительный выходной (оплачивается)

Дополнительные выходные (неоплачиваемые)

Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева

Забастовка (на условиях и в порядке, установленных законодательством)

Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Время простоя из-за ошибки со стороны работодателя

Простои по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Время простоя из-за ошибки сотрудника

Отстранение от работы (предупреждение) с выплатой (вознаграждением) в соответствии с законодательством

Отстранение от работы (предупреждение) по причинам, установленным законодательством, без сохранения заработной платы

Прекращение работы в связи с задержкой выплаты заработной платы

Отметим, что единую форму Т-12 может использовать любая организация независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Руководители кадров в этих компаниях должны использовать коды в табеле учета рабочего времени в 2022 году, которые описаны в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н (форма по ОКУД 0504421), в противном случае это признается нарушение требований.

Для бюджетных учреждений (больницы, поликлиники, детские сады и школы, др.) таблица условных обозначений в расписании на 2022 год выглядит так:

Выходные и праздничные дни без работы

Выполнение общественных обязанностей

Обычные и дополнительные праздничные дни

Временная нетрудоспособность, инвалидность в связи с беременностью и родами

Праздник по уходу за ребенком

Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Отсутствие с разрешения администрации

Учебные каникулы

Дополнительный учебный отпуск

Работа в выходные и праздничные дни

Фактически отработанное время

Мы покажем пример заполнения формы Т-12 (частично), чтобы продемонстрировать, как в табель вносятся отпуска без содержания, явки, отсутствия и другие события.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Какие коды ставить: цифровые или буквенные

Четких указаний на этот счет нет, поэтому сведения в табели вносятся в каждой организации исходя из сложившейся практики и удобства использования. Если вам нравятся буквенные коды, то используйте их. Если нет, введите цифры. Предложенные выше таблицы помогут вам легко узнать, что означает НВ в табеле, как обозначить отстранение от работы в цифрах, каким кодом шифровать совместительство и другие моменты.

В каких случаях ставят код НН

Отсутствие работника по неизвестным причинам — так расшифровывается НН в табеле — применяется каждый раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника ругается, что работник отсутствует (обозначение отсутствия в табеле ПР или 24), то не спешите ставить этот код в первичных учетных документах. Подождите, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. В противном случае в бухгалтерию пришлют табель с неверным кодом, и потом выяснится, что сотрудник отсутствовал по уважительной причине. Приходится вносить изменения в первичные учетные документы, пересчитывать заработную плату и выполнять дополнительную работу.

Как обозначаются выходные дни в командировках

Для кодового обозначения выходных дней в командировках в табеле на 2022 год предусмотрено два буквенных обозначения: либо это код К (командировка), либо Б (выходной). И первый, и второй вариант имеют разумные и юридически обоснованные аргументы, но простого подхода нет, поэтому исходите из сложившейся практики.

Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) применяется на весь период временной нетрудоспособности, включая выходные и праздничные дни.

Соответствующий сплошной учет осуществляется при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р) или уходе за детьми в возрасте до трех лет (расшифровка продолжительности жизни в учетной карточке) и отпуске без сохранения заработной платы (код ДО).

Каким образом обозначают выходные дни в отпуске

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваемом отпуске (ОТ) или ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОТ) отпуск приходится на период отдыха, код ОТ или ОД в табеле учета рабочего времени необходимо заменить на Б (выходные и нерабочие дни) рабочие праздничные дни), поскольку на основании статьи 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отдыха, не включаются в число календарных дней отпуска.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и обозначать их кодом Б или цифровым аналогом 26 неправильно. Целесообразно ввести для этого периода новый термин, например НОД — нерабочий оплачиваемый дней, и зафиксируйте это в своей бухгалтерской кадровой политике. Если сотрудники работают в этот период, им присваивается код I или 01.

Это правило касается объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. Если принято решение об объявлении простоя по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, в табеле проставляем код НП или 32. Или другая возможность: РП в табеле простоя по причине ошибки в табеле работодателя (или цифровой код 31), если в связи с пандемией и работодателем временно не проводится обучение сотрудников.

Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения

Форма табеля значения не имеет, если вам нравится, используйте форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), или воспользуйтесь форма, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Коммерческие организации вправе разработать и утвердить собственную форму табеля, решить, что означает код в табеле, и решить, какие обозначения использовать — по алфавиту или по цифрам. Этого никто не запрещает, главное, чтобы учетные записи действительно велись.

Кто отвечает за учет рабочего времени

Если организация небольшая, учет рабочего времени может вести один человек. Если структура предприятия значительна, целесообразно назначить ответственное лицо в каждом отделе.

Все ответственные лица, вне зависимости от количества, назначаются приказом по основному виду деятельности во избежание разного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и правильность заполнения расписания возлагается на лицо, уполномоченное приказом.

Начальник отдела несет ответственность за своевременное представление табелей учета рабочего времени в бухгалтерию.

За все отвечает работодатель.

Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы — пятидневка

Единого подхода к учету не существует: допускается фиксировать (проставлять коды) все факты или фиксировать только отклонения (временная нетрудоспособность, отсутствие по неизвестным причинам и т д.). Главным критерием является правильность определения фактических часов на бумаге, так как этот документ является первичным для расчета заработной платы.

Первый вариант более удобен при суммировании учета рабочего времени, второй предпочтительнее при неизменном рабочем времени, как в случае с пятидневкой.

В любом случае определение рабочего времени осуществляется ежедневно, а в бухгалтерию сдается ежемесячно.

Мы рады приветствовать вас на страницах нашего сайта quality21.ru — надеемся вам понравилась эта статья и вы поделитесь ею в социальных сетях!