В интернете и рекомендациях по созданию архивов часто можно встретить слова о том, что бумагам требуется дополнительная подготовка к архивному хранению. Что это такое? Как она проводится и зачем нужна? В каких случаях требуется такая подготовка?
Если говорить в общем, то она нужна всегда, когда речь заходит об архивах. Неважно, создаете ли вы архив собственной компании, готовите документы к передаче в государственные фонды или даже просто составляете семейный архив, в той или иной форме подготовка необходима.
Если вы думаете, что создать архив — это просто положить в одно место все имеющиеся у вас бумаги, то вы глубоко ошибаетесь! Чем более четко и логично продумано хранилище, чем более детальную и глубокую обработку прошли документы, тем удобнее потом пользоваться ими.
Содержание статьи
Алгоритм проведения подготовки к архивному хранению
- Рассмотрим перечень работ, необходимых в трех самых популярных случаях:
- передача документов в государственные архивы.
- создание собственного архива организации.
- семейный архив.
Передача в государственные фонды
Итак, если вы готовите бумаге к передаче в государственные фонды, то вам нужно следовать этому плану:
- отбор документов, которые необходимо будет сдать (обычно это все бумаги, касающиеся личного состава, а также лицевые счета, расчетные ведомости и т.д.;
- экспертиза научной и практической ценности всех бумаг;
- оценка сроков хранения документов;
- оформление дел и составление актов в соответствии с буквой закона;
- непосредственная передача подготовленных дел.
Собственный архив
Подобного же алгоритма нужно придерживаться и тем, кто только приступает к созданию архива компании. Только в этом случае при разборе документов у вас, скорее всего, обнаружится определенная «недостача», то есть неизвестным образом попавшие бумаги, которые требуется восстановить.
А также в большинстве случаев специалисты находят много «мусора» — черновиков, файлов с истекшим сроком хранения и различных неопознанных документов. От них нужно будет избавиться цивилизованным способом, например, сдать на профессиональное уничтожение и переработку.
Семейный архив
При создании семейного архива тоже можно опираться на все эти правила, но тут, конечно, намного больше свободы. И исходить следует, прежде всего, из того, что удобно вам. Лучше всего делить бумаги не только по типу (личные, на недвижимость, банковские, квитанции и т.д.), но и по срокам хранения. К примеру, квитанции об оплате коммунальных услуг нужно хранить три года. Если складывать их в отдельные конверты по годам, то по истечении срока можно просто не глядя выбросить всю «подшивку».
В идеале сделать отдельную папку с ксерокопиями всех самых важных бумаг и передать ее на хранение родным или друзьям. В случае пожара, затопления или другой утраты документов, восстановить подлинники будет немного проще, а для временного использования подойдут и ксерокопии.