С 1 января 2021 года впервые трудоустроившимся гражданам оформляются только электронные трудовые книжки
Второй год в России действуют электронные трудовые книжки – новый формат документа, хорошо знакомый всем работающим россиянам. Электронная книга не имеет физического носителя, поэтому ее невозможно потерять или повредить, а цифровая передача снижает вероятность ошибок и обеспечивает постоянный доступ к рабочим данным. 1 января 2021 года закончился переходный период – в это время все работники должны были определиться, от какой формы трудовой книжки они собираются отказаться, т.е выбрать хранить сведения о трудовой деятельности в электронном виде или продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Всего в Приморском крае в 2020 году 666 148 работников, работающих по трудовому договору, написали заявление о выборе ведения трудовой книжки. Из них 568 710 (85 %) оставили бумажную трудовую книжку, и только 15 % или 97 438 жителей Приморья решили перейти на ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде.
Для всех работающих граждан переход на новый формат ведения информации о трудовой деятельности является добровольным. Исключение составляют только те, кто устраивается на работу впервые с 2021 года — для них сведения о трудовой деятельности будут храниться только в электронном виде без выдачи бумажной трудовой книжки.
Лица, которые до 31 декабря 2020 года включительно не имели возможности подать заявление работодателю по уважительной причине, вправе сделать это в любое время путем подачи заявления работодателю по основному месту работы.
К таким причинам относятся: временная нетрудоспособность; отпуск (включая декрет); временное отстранение от работы; если гражданин, имеющий стаж работы, в указанный период не состоял в трудовых отношениях и не подавал ни одного письменного заявления.
Жители, подавшие заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, могут в дальнейшем пересмотреть решение и подать новое письменное заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Жители Приморья, выбравшие электронную трудовую книжку, получают на руки бумажную трудовую книжку с сопроводительным журналом на выбор. Необходимо вести бумажную трудовую книжку, так как она является источником информации о трудовой деятельности до 2020 года.
При увольнении — в день расторжения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за время его работы по форме СТД-Р[*]. Данная информация выдается на бумажном носителе, заверенном в установленном порядке или в виде электронного документа (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи). Если на день расторжения трудового договора невозможно выдать сведения из электронной трудовой книжки, например работника нет на рабочем месте, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде заказным письмом с сообщение.
Сведения о трудовой деятельности могут быть предоставлены работодателем не только при увольнении, но и в течение рабочего периода. Срок представления сведений составляет не более трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Работник также может получить информацию из своей электронной трудовой книжки, включенной в электронном виде в форму СТД-ПФР**, самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг. Электронная декларация о трудовой деятельности формируется в формате pdf и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР. Документ можно сохранить на компьютере или мобильном устройстве, распечатать или отправить по электронной почте.
При устройстве на новую работу жители, выбравшие электронную трудовую книжку, должны предоставить работодателю следующие документы:
— бумажная рабочая тетрадь с обзором перехода на сопровождение ЭТЦ;
— выписка по форме СЗВ-Р, выданная последним работодателем.
ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА С 1 ЯНВАРЯ 2020 для граждан РФ и мигрантов. Трудовой кодекс. юрист
Если работодатель не оформил такую выписку, ее можно получить в территориальном отделении ПФР или в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале Госуслуги (gosuslugi.ru) (при регистрации) на портале Госуслуги).
Это означает, что при приеме на работу резидент одновременно предоставляет и трудовую книжку, и сведения о трудовой деятельности. Выдача бумажной трудовой книжки обязательна, поскольку в ней указаны сведения о работе за весь период трудовой деятельности резидента до 2020 года.
Специалист отдела кадров на новом рабочем месте должен сделать копию бумажной трудовой книжки и вернуть ее работнику. Работодатель не имеет права вести бумажную трудовую книжку.
Напоминаю, что если работник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель делает соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдает ее работнику, независимо от того, продолжает работник работать или увольняется.
Для работников, не подавших заявление о возможности сохранения сведений о трудовой деятельности, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумажном носителе.
В случае работодателей всю информацию о кадровой деятельности в отношении своих работников они предоставляют в органы пенсионного фонда в электронном виде для хранения в информационных ресурсах ПФР в установленные законодательством сроки: специалисты кадровых служб компаний и организации представляют отчет в ПФР по форме СЗВ — ТД.
С 1 июля 2021 года отчетность по электронным трудовым книжкам будет сдаваться в новом формате. Добавлен раздел для работодателей после реорганизации. После первого раздела «Сведения о застрахованном» новый раздел называется «Сведения о работодателе, подрядчиком которого является застрахованный». Компании заполняют его после проведения процедуры реорганизации в случае исправления ранее представленных форм СЗВ-ТД.
В новой форме нет строки «Отчетный период». Поскольку периодичность представления отчета по форме СЗВ-ТД составляет один календарный день по наиболее важным кадровым событиям, требование «Отчетный период» заполнять не нужно».
Введена новая графа и коды для «северных» рабочих. В СЗВ-ТД нужно будет ввести коды (РКС или МКС) для северян. Если человек работает на Крайнем Севере — РКС, в местностях, соответствующих районам Крайнего Севера — МКС. Для этих кодов добавлен новый четвертый столбец.
— В графе 6 формы СЗВ-ТД появился обязательный код выполняемой функции, состоящий из 5 цифровых знаков. Взято из Общероссийского классификатора профессий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Этот код работодатели должны вводить из классификатора, исходя из работы, которую выполняет работник. Ориентироваться нужно будет на реальную работу, а не на должность работника, которая указана в трудовом договоре и других документах.
С 1 июля эта графа стала обязательной, и если там допущена ошибка, необходимо аннулировать ранее представленный отчет и предоставить верную информацию.