Командировка в табеле учета рабочего времени — образец
В расписании командировка — образец оформления предложим далее в статье. В ней мы тоже опишем моменты, на которые стоит сделать акцент людям, которые ведут учет рабочего времени и используют табель в качестве основного документа.
Содержание статьи
Какая форма используется для учета рабочего времени?
Все факты финансовой жизни организации подлежат закреплению в первичной документации. Это обязательство вытекает из ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Одновременно с принятием этого закона отпала необходимость в безошибочном использовании единых форм ряда первичных документов.
В частности, в постановлении Норвежского статистического комитета от 5 января 2004 г. № 1 даны единые формы для табелей Т-12 и Т-13. Именно в этих формах отображаются данные как о присутствии/отсутствии сотрудника на рабочем месте, так и о причинах отсутствия. Сейчас эти формы являются необязательными для использования организациями, то есть предполагается, что кадровая служба может разработать свою форму табеля учета рабочего времени.
На практике большинство компаний продолжают использовать табель в форме Т-12 (если он заполняется от руки) или Т-13 (с автоматическим заполнением отдельных граф). При необходимости данные формы корректируются с учетом специфики деятельности компании.
При этом в любом случае бланк используемого первичного документа должен содержать реквизиты, указанные в обязательном порядке в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
- название документа (в данном случае — «Временная ведомость»);
- дата составления расписания;
- наименование предприятия, где табель учета рабочего времени сотрудников используется;
- графы явки/неявки (с указанием причин неявки);
- указание единиц измерения (дни и/или часы);
- наименование должности и ФИО сотрудника, ответственного за ведение графика;
- подписи лиц, уполномоченных утверждать табель учета рабочего времени.
Только если все эти детали представлены в виде расписания, оно может считаться действительным.
Какими обозначениями отмечается командировка в табеле учета рабочего времени?
 |
| Скачать форму табеля учета рабочего времени |
При заполнении табеля отметьте дни или часы, которые сотрудник отработал знаком «И» в предназначенных для этого графах, а внизу графы укажите количество часов (ознакомьтесь с образцом табеля, размещенным на наш сайт — вы можете посмотреть, что это за столбцы).
Дни, проведенные в командировке, обычно обозначаются буквой «К», а количество часов не указывается. Это связано с тем, что согласно ст. 167 ТК РФ за работником сохраняется средний доход на время нахождения в командировке, для исчисления которого продолжительность рабочего дня, находящегося в командировке для выполнения служебного задания, значения не имеет.
Отдельно стоит упомянуть о проблеме выходных, выпавших на период командировки. Вопросы, связанные с этим, частично регулируются Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. С одной стороны, эти выходные работник проводит вне дома, с другой стороны, он не всегда пользуется их, чтобы завершить свою официальную миссию.
Поэтому здесь важно фиксировать, когда работник привлекался к работе в выходной день, если имеется подтверждение об этом (соответствующий приказ), дополненное согласием работника на выход на работу в выходной день. При этом многие кадровики считают, что в выходные нужно проставлять «К», хотя иногда ставят «ПБ» (работа в выходной день). Если работник отдохнул в выходной день, в табель заносится «Б».
В то же время существует и другая точка зрения, согласно которой буква «К» отмечается в табеле за все дни, указанные в приказе о направлении в командировку. Заработная плата рассчитывается бухгалтерией на основании документов, подтверждающих работу работника в выходной день, либо с учетом его отсутствия.
По сути, табель учета рабочего времени используется для упрощения расчета заработной платы, тогда как фактический расчет в виде дней отсутствия по болезни, в связи с командировкой или отсутствием на работе производится на основании других документов: приказов, распоряжений, больничных, сертификаты и др.
Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева
Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?
Планировать рабочее время вполне реально, но невозможно предсказать, кого и когда вызовут по болезни. В регистрационной карточке больничные отмечены буквой «Б». И от того, какая буква стоит в графе — «К» или «Б», зависит, нужно ли выплачивать работнику зарплату или больничный.
Рассмотрим две ситуации:
- Сотрудник заболел перед командировкой, а соответствующие распоряжения уже были отданы. Вы не можете заставить сотрудника отправиться в командировку, если он находится на больничном, но вы можете попросить. И лучше, если больничный он закроет перед отъездом — тогда все дни в табеле будут отмечены «К».
- Сотрудник заболел во время командировки. При этом дни от начала заболевания отмечаются буквой «Б» до окончания срока действия больничного листа, даже если он наступает после окончания планового периода командировки. В такой ситуации предполагается, что работник прервал выполнение служебного задания по болезни.
Важно понимать, что работник не может одновременно находиться на больничном и в командировке, так же как не может одновременно получать пособие по временной нетрудоспособности и заработную плату.
Как в табеле отражается сверхурочная работа?
Многие сотрудники придерживаются позиции, что сочетание «К/С» (командировка/сверхурочная работа) может использоваться для показа сверхурочной работы в командировке, а в нижней колонке указываются только часы обработки. И такой подход действительно окупается.
Отдельный вопрос – сбор сотрудником документов, подтверждающих, что он работал сверхурочно. Для этого он может обратиться в ту организацию, где он был командирован, для получения соответствующего сертификата. Тогда при расчете зарплаты бухгалтер будет учитывать как то, что работник был в командировке, так и то, что он там работал сверхурочно.
Командировка обеспечивает выполнение служебного задания, а затраченное на это время специально отмечается в табеле. С отметками обычных рабочих дней, проведенных в командировке, вопросов обычно не возникает: для этого используется код «К», и сотруднику даже не нужно подтверждать количество отработанных часов. Болезни во время командировок требуют особого внимания, так как часто вызывают проблемы с бухгалтерией. То же самое относится к выходным и сверхурочной работе. Все эти моменты следует разъяснить лицу, ответственному за ведение табеля.