Архивация документов
Архивирование документов — это комплекс услуг, направленных на повышение эффективности работы с документами.
Аудит документов — бесплатная услуга по оценке состояния архива в организации. В результате аудита вы получите:
- оценка текущего состояния документов и проверка соответствия архива требованиям законодательства;
- оценка объема документации в архиве с разбивкой по видам, группам и срокам хранения;
- выявление основных потребностей заказчика, пути оптимизации работы с документацией;
- определить объем документов, которые можно уничтожить;
- эффективное использование офисных площадей, выделенных для хранения документов.
Экспертиза ценности документов — процесс изучения документов по критериям их ценности с целью определения сроков хранения и вариантов дальнейшего хранения в организации, выбытия или передачи на государственное хранение.
Необходимость в таком обследовании возникает в следующих случаях:
- систематизация и дальнейшее хранение документации в архиве организации;
- подготовить номенклатуру дел;
- контролировать сроки хранения документов;
- списание и уничтожение просроченных документов;
- отбор документов для передачи на хранение государству в связи с ликвидацией или банкротством организации;
Архивирование документов (архивирование, подшивка) — процесс, связанный с систематизацией и упорядочением документов и направленный на обеспечение максимальной сохранности документации и своевременное и законное уничтожение. При правильном архивировании сотрудники организации смогут легко осуществлять поиск документов, а также это позволит отслеживать документы, имеющиеся в организации.
На практике эта услуга представляет собой систематизацию документов по видам, срокам хранения, группам, годам, переплет документов, нумерацию листов, составление описи и т д. При систематизации документы также размещаются на стеллажах или упаковываются в ящики, проводится опись документы составлены, папки корней приведены к единообразию.
Особенности управления архивом в компании «Архивистус:
- архивная обработка документации может осуществляться как на территории заказчика, так и в наших специально оборудованных хранилищах;
- наши сотрудники — профессиональные архивисты;
- благодаря большому штату архивистов и технических специалистов мы готовы обрабатывать большие объемы документов в сжатые сроки;
- на оказываемые услуги дается пожизненная гарантия.
Варианты хранения документов:
- хранение документов в вашем офисе;
- хранение документов (передача документов в частный архив);
- государственный архив (передача возможна только в случае ликвидации организации);
- ведомственный архив;
- электронный архив.
Выездное хранение (кастодиальное хранение) позволит сократить расходы на аренду офисных помещений, оптимизировать работу с документами и обеспечить максимальную безопасность.
Дежурный склад
Подробная информация об услуге доступна на странице хранения документов
Государственное хранилище
Подробная информация об этой услуге доступна на странице Передача документов на хранение в связи с ликвидацией или банкротством
Бесплатно (при вызове босса)
Экспертиза стоимости документов, списание документов с истекшим сроком хранения)
Архивная обработка документов долговременного хранения и кадровых документов
Архивная обработка документов временного хранения
Выносное хранение документов
Как заархивировать и разархивировать файл или папку
от 19 рублей в месяц
Согласно российскому законодательству об архивном деле документы предприятий хранятся на срок от 1-10 лет (первичные учетные документы) до 75 лет (отдельные виды кадровых документов). В организациях тоже есть документы, которые необходимо хранить постоянно, в течение всего периода существования. Архивирование и уничтожение документов осуществляется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Несоблюдение правил в ряде случаев влечет за собой административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.
Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Этапы архивации документов
Аудит документов
Бесплатный сервис для анализа состояния документов в организации, оценки объема документации, выявления потребностей заказчика для повышения эффективности работы
Экспертиза ценности документов
Все начинается с анализа (проверки стоимости) документов. В услугу входит оценка содержания документов и их функций, а также изучение номенклатуры дел организации, если таковые имеются. Документы с истекшим сроком хранения, копии, дубликаты и черновики могут быть изъяты и уничтожены, а оригиналы переработаны для дальнейшего хранения. По результатам обследования составляется закон о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.
Архивная обработка документов
Сервис направлен на оптимизацию работы с документами. Включает: систематизацию документов с постоянным и временным сроком хранения, а также документов о личном составе, подготовку документов к прошивке и хранению, составление и внедрение номенклатуры дел, автоматизацию учета и перемещения документов, создание «эффективного» архива в организации.
Хранение документов
Компания «Архивариус» имеет большой опыт передачи документов на государственное хранение, что позволяет быстро и качественно передавать документы на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № Федерации».
Архивация документов. Процесс обработки документов.
- Требования к архивной обработке документов
- Соответствие действий действующим нормам и законодательству.
- Определить результаты работы на бумаге в виде описей и действий.
Наличие ответственного лица соответствующей квалификации, контролирующего процесс (это может быть как сотрудник компании, так и приглашенный специалист — архивариус).
приглашение сторонних экспертов по архивированию документов обычно более выгодно. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание бюджетников. При этом вам не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу. Кроме того, профессиональная служба управления архивом гарантирует отсутствие риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.
Архивная обработка и хранение документации в соответствии с нормами законодательства РФ – задача каждой компании. К сожалению, не всегда есть возможность выделить достаточно просторное и совещательное помещение для хранения большого количества бумаг, а увеличение количества сотрудников для обеспечения соблюдения правильного хранения файлов может обойтись дорого.
Лучшим решением для создания архивных файлов будет выбор сторонней организации, обеспечивающей весь комплекс работ по классификации, рецензированию и хранению документов, а также их уничтожение при необходимости.
Порядок оформления и составления архивных данных строго определен нормативными актами.
У нас есть квалифицированные сотрудники, которые осуществляют весь комплекс архивной обработки, с подготовкой и формированием фонда всех видов документов, включая все виды бухгалтерских и кадровых бумаг. Порядок оформления и техническая сторона исполнения гарантируют конфиденциальность, безопасность и корректность. Список наших работ достаточно обширен, для консультации вы можете связаться с менеджером онлайн или по телефону.
Грамотная и своевременная инвентаризация, акт об уничтожении просроченных документов, архивирование договора, а также ручная и электронная обработка архивных дел позволят упорядочить работу в офисе, получить доступ к необходимым документам в удобном формате.
Вы можете узнать больше об услуге
наши менеджеры по телефону:
или отправьте запрос из формы обратной связи.
 |
Самое сложное в управлении архивом — найти профессионалов. Убедитесь сами в компетентности наших сотрудников! Выезд к консультанту бесплатный. Специальные условия, акции и цены уточняйте у менеджеров.
Мы рады приветствовать вас на страницах нашего сайта quality21.ru — надеемся вам понравилась эта статья и вы поделитесь ею в социальных сетях!