Зачем нужна электронная трудовая книжка?
С 1 января 2020 года оформить электронную трудовую книжку может любой работающий человек. В ней будет отражена история его трудовой деятельности с 2020 года. Посмотреть электронную трудовую книжку можно в личном кабинете на портале Пенсионного фонда и на портале госуслуг.
Трудовая книжка необходима для исчисления стажа, для разрешения споров при начислении пенсии или для поиска новой работы. Теперь вам нужно обратиться к работодателю, чтобы получить копию работы, и иногда этот процесс занимает несколько дней. А если человек еще и работает удаленно, ему приходится тратить время на то, чтобы добраться до отдела кадров.
Все эти вопросы удаляются из электронной рабочей тетради. Если вам нужна бумажная выписка из него, вы можете получить ее у своего работодателя, в Пенсионном фонде России или в любом центре обслуживания клиентов «Мои документы».
Ваша старая бумажная книга будет распространена, так что информация об опыте до 2020 года также всегда будет доступна.
Телефон горячей линии: 8 (495) 870-44-44
Если в трудовой книжке допущена ошибка, вы всегда можете отследить ее и сообщить об этом руководству
В ней хранится практически вся информация, которая есть в бумажной трудовой книжке: сведения о работнике, даты приема и увольнения, место работы, вид устройства (прием, перевод, увольнение), должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид работы, основание штатного расписания (дата, номер и вид документа) и основания расторжения трудового договора.
Первый. Вы сами вправе решать, хотите вы переходить на новый формат или нет. Без согласия работника книга не будет переведена в электронный вид. Вы можете хранить его в бумажном виде столько, сколько вам нужно
Второй. Какое бы решение вы ни приняли, вы должны сообщить об этом руководству, подав заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде или на сохранение бумажной версии. Это необходимо сделать до 31 декабря 2020 года включительно.
Важно! С 2021 года новых бумажных книг не будет. Это означает, что человек, впервые устроившийся на работу в 2021 году и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку.
В некоторых случаях вы можете подать заявку в любое время. Событие считается исключительным, если по состоянию на 31 декабря 2020 года вы:
- Они не выполняли свои трудовые обязанности (например, находились на больничном или в отпуске).
- Они не состояли в трудовых отношениях.
Плюсы и минусы перехода на Электронные Трудовые книжки
Бумажная рабочая тетрадь никуда не исчезнет. Вы получаете его на руки, так что информация о работе до 2020 года тоже всегда будет с вами.
При хранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в двух вариантах – электронном и бумажном. В будущем вы сможете искать и переключаться на электронную книгу.
Переход россиян на электронный формат электронных книг начался с 1 января 2020 года. Каждый сотрудник вправе самостоятельно решить, готовить электронную трудовую или сохранять бумажный вариант. Переход на новый формат осуществляется добровольно и только с согласия лица.
Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло возможное кадровое событие – прием, перевод, увольнение или подача заявления о выборе формата трудовой книжки, работодатель обязан сообщать об этом в Пенсионный фонд России. На основе полученной информации будут сформированы электронные рабочие тетради для россиян.
Если работодатель впервые предоставляет сведения о своем работнике, он также предоставляет сведения о его трудовой деятельности с 1 января 2020 года включительно, если лицо уже работало у него в этот период.
С 1 января 2021 года работодатель направляет сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня после подписания документа о приеме на работу или увольнении и не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подписаны документы о переводе.
- Работодатель продолжает хранить информацию о трудовой деятельности в бумажной книге.
- Право на бумажную трудовую книжку сохраняется за работником в случае последующего трудоустройства у других работодателей.
- За работником сохраняется право написать заявление о ведении электронной трудовой книжки.
Сотрудники, которые не смогли подать заявление до 31 декабря 2020 года, могут сделать это в любое время. К ним относятся, в частности:
- Работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои обязанности, но место работы было сохранено. Например, сотрудница находилась в декретном отпуске, на больничном и так далее.
- Лица, имеющие опыт работы по трудовому договору или договору оказания услуг, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых или служебных отношениях.
Если работник в 2020 году не сказал, хочет ли он создать электронную рабочую силу или остаться с бумажной рабочей силой, что делать работодателю?
Если работник сам не сделал выбор и никак не обозначил свою волю, работодатель обязан направить сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде и продолжать вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке способ.
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель дает ему на руки бумажную книжку и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в ней делается запись о подаче работником заявления о переходе на электронную книжку.
Работник должен быть уведомлен о том, что выданная ему бумажная книжка по-прежнему действительна и по-прежнему используется так же, как и электронная. Сотрудник должен вести бумажную книгу, так как в электронном варианте фиксируются только сведения о трудовой деятельности с 2020 года.
Для новых сотрудников после 31 декабря 2020 года записи о приеме на работу будут храниться только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка не выдается.
При заключении трудового договора работник представляет работодателю: сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или вместо нее.
В случае обнаружения работником неверных или неполных сведений в своей электронной трудовой книжке работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить или дополнить сведения и передать их на хранение в Пенсионный фонд.
Если сотрудник перешел на электронную версию и ему нужна информация из трудовой книжки, он отправляет заявку. Работодатель обязан предоставить информацию, которую работник запрашивает в своем заявлении: на бумажном носителе, в электронном виде или предоставить выписку, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии). Работодатель должен сделать это не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. В случае увольнения информация предоставляется на день расторжения трудового договора.